Politique de confidentialité de McMillan

McMillan S.E.N.C.R.L., s.r.l. (« McMillan ») reconnaît l’importance qu’il convient d’accorder à la protection des renseignements personnels et au droit à la vie privée d’une personne. La présente politique définit le cadre des politiques et des procédures de McMillan en matière de collecte, d’utilisation, de conservation et de communication des renseignements personnels concernant ses clients et d’autres personnes, et s’ajoute, le cas échéant, à nos obligations professionnelles de confidentialité et de secret professionnel de l’avocat. La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements personnels des candidats ou de nos employés, de nos associés ou de notre personnel contractuel, lesquels sont traités séparément.

 

Nos politiques et procédures de confidentialité s’appliquent uniquement aux renseignements personnels concernant des personnes identifiables. Elles ne s’appliquent pas aux renseignements commerciaux. Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone professionnel d’un employé d’une organisation. Dans le cadre de la présente politique, le terme « clients » inclut tous les clients actuels, anciens et éventuels.

 

Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

De façon générale, nous recueillons des renseignements personnels dans le but de fournir des services juridiques ou d’autres services connexes à nos clients, d’administrer les comptes des clients, d’établir et de gérer les relations avec les clients ainsi que d’autres relations commerciales et de nous conformer aux exigences de la réglementation. En outre, nous recueillons des renseignements personnels pour fournir des bulletins à nos clients et organiser des colloques sur nos activités et sur l’évolution du droit. Nous recueillons également des renseignements personnels afin d’évaluer le degré de satisfaction des clients.

 

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Nous recueillons les renseignements personnels suivants :

  • les coordonnées;
  • les renseignements financiers;
  • les renseignements relatifs aux questions de droit liées à un client;
  • les renseignements sur autrui recueillis dans le cadre de la représentation d’un client, à savoir des employés d’un client, d’autres parties engagées dans une opération ou une poursuite, ou des témoins;
  • les renseignements sur les visiteurs de nos bureaux;
  • les renseignements que vous nous avez autorisés à recueillir de vous ou que nous sommes autrement autorisés à recueillir en vertu de la loi.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons uniquement vos renseignements personnels de façon honnête et licite et seulement avec votre consentement ou lorsque la loi l’exige ou le permet. Dans la mesure du possible et s’il y a lieu, nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous ou auprès de personnes que vous avez choisies pour nous fournir vos renseignements personnels. Parfois, nous pouvons recueillir des renseignements vous concernant auprès d’autres sources comme des institutions financières, des compagnies d’assurance, des agents immobiliers lors d’une opération immobilière, des témoins dans le cadre de litiges, d’autres parties engagées dans votre opération ou dossier, des organismes ou des registres gouvernementaux, des employeurs (si nous agissons pour votre compte à la demande de votre employeur), des comptables ou d’autres conseillers professionnels et des bureaux de crédit.

 

À quelles fins utilisons-nous vos renseignements?

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour :

  • fournir des services juridiques et connexes;
  • effectuer des recherches de conflits afin de déterminer si nous pouvons vous représenter;
  • évaluer l’admissibilité des clients à un crédit;
  • administrer les comptes clients;
  • respecter nos obligations juridiques et professionnelles, notamment les règles sur l’identification et la vérification de l’identité des clients ainsi que les autres exigences des barreaux provinciaux applicables;
  • gérer nos activités, y compris dans le cadre de l’exécution de nos obligations contractuelles et de la vérification de nos activités;
  • détecter et prévenir la négligence, la fraude et le vol;
  • évaluer le degré de satisfaction des clients;
  • vous fournir des renseignements sur nos services et sur l’évolution du droit, vous inviter à nos activités et communiquer avec vous en général;
  • veiller à la sécurité et à mettre en place des mesures d’urgence (pour les visiteurs de nos bureaux).

Communication de vos renseignements personnels

Sous réserve du respect de nos obligations professionnelles de confidentialité, McMillan ne communique vos renseignements personnels qu’aux fins liées à notre prestation de services auprès de vous ou avec votre consentement exprès ou si la loi l’exige ou l’autorise. Par exemple, nous pouvons divulguer vos renseignements :

  • lorsque leur communication à des tiers nous aide à vous fournir les services juridiques que vous avez demandés, notamment à engager des témoins experts, à faire appel aux services d’autres cabinets d’avocats à votre demande et à fournir des renseignements aux prêteurs dans le cadre d’opérations d’hypothèque immobilière;
  • lorsque cela est nécessaire pour recouvrer des comptes en souffrance ou évaluer l’admissibilité au crédit;
  • lorsque cela est nécessaire pour se conformer aux ordonnances du tribunal, aux dispositions de la réglementation (y compris les règles des barreaux provinciaux qui s’appliquent) ou répondre à nos besoins en matière d’assurance;
  • lorsque nous croyons raisonnablement que le tiers demandant vos renseignements personnels est votre mandataire.

 

De plus, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers si nous faisons l’objet d’une fusion ou d’une restructuration. Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels avant et après une opération. Toutefois, si l’opération a eu lieu, nous demanderons au tiers de fournir un niveau comparable de protection de vos renseignements personnels. Si l’opération n’a pas eu lieu, nous lui demanderons de détruire de façon sécuritaire tous les documents contenant vos renseignements personnels ou de nous les retourner.

Consentement

Nous pouvons obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels soit expressément, aux fins indiquées, soit implicitement, lorsque les fins sont indiquées par les circonstances pertinentes ou qu’elles découlent logiquement des autres fins indiquées. En nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements relatifs à la prestation de nos services, à la gestion de notre relation avec vous, à l’administration de nos activités, et ce, dans la mesure permise ou requise par la loi, conformément à la présente politique de confidentialité.

Conformément à la loi, nous demandons votre consentement avant d’utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celles visées par votre consentement initial. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles et d’un préavis raisonnable. Veuillez noter, cependant, que le retrait du consentement pourrait nuire à notre capacité de vous servir et de maintenir notre relation.

Par exemple, si vous ne souhaitez plus recevoir nos publications ou recevoir de l’information sur nos services, y compris par courriel, veuillez envoyer un courriel à : mcmillan.unsubscribe@mcmillan.ca en inscrivant « désabonnement » dans l’objet du message ou communiquer avec nous d’une des façons indiquées ci-après à la rubrique « Questions ou préoccupations » ou encore, communiquer avec votre avocat de McMillan.

Mise à jour des renseignements

Puisque vos renseignements peuvent nous servir à vous fournir des services juridiques, il est important que ceux-ci soient exacts et à jour. Veuillez nous informer si l’un de vos renseignements change pour que nous puissions apporter les modifications nécessaires.

Sécurité de vos renseignements personnels

Nous avons mis en place des politiques et des procédures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, les modifications ou la communication. De plus, nos locaux sont sécurisés et nous avons adopté des mesures de protection technologiques, comme des logiciels de sécurité, des mots de passe et des pare-feu pour empêcher l’accès non autorisé aux ordinateurs.

 

Veuillez noter qu’aucun mode de transmission ou de stockage de renseignements n’est entièrement sécurisé. Bien que nous prenions les mesures nécessaires pour protéger vos renseignements personnels, ceux-ci peuvent quand même être perdus, interceptés ou utilisés à mauvais escient. Nous pouvons échanger des versions électroniques de documents et des courriels avec vous en utilisant un logiciel de commerce vulnérable aux attaques de virus et d’autres programmes électroniques destructeurs. Nous ne pouvons pas garantir que toutes les communications et tous les documents envoyés par courriel seront reçus ou que de tels communications et documents seront toujours exempts de virus. Nous n’offrons aucune garantie à l’égard de l’intégrité ou de la sécurité des communications électroniques entre nous et vous consentez à notre échange de communications électroniques, notamment de documents confidentiels non chiffrés.

Stockage de vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont stockés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs sous le contrôle de McMillan, dans nos bureaux de Montréal, d’Ottawa, de Toronto, de Calgary, de Vancouver et de Hong Kong (le cas échéant). Ils peuvent également être stockés dans les bureaux de nos fournisseurs de services.

Renseignements communiqués aux fournisseurs de services

Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à un tiers en vue de la prestation de services administratifs et autres, nous prenons les mesures qui s’imposent pour veiller à ce que le tiers utilise seulement vos renseignements personnels dans le cadre des services que nous avons mentionnés. La nature mondiale de nos activités nous oblige parfois à recourir aux services de fournisseurs de services administratifs qui peuvent être situés aux États Unis ou ailleurs à l’étranger. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être transférés à l’extérieur du Canada et, le cas échéant, seront assujettis aux exigences juridiques applicables dans ces pays étrangers, y compris les exigences locales de communiquer des renseignements aux tribunaux, à la police et aux autorités nationales de sécurité. Si vous souhaitez obtenir plus d’information sur nos politiques et nos procédures relatives en matière de communication et de traitement des renseignements à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée de l’une des façons indiquées ci après à la rubrique « Questions ou préoccupations ».

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès à tous les renseignements vous concernant. Vous pouvez également demander comment nous les avons recueillis, comment nous les utilisons et à qui nous les avons communiqués. Votre demande d’accès doit être faite par écrit et envoyée à votre avocat de McMillan ou à notre agent de la protection de la vie privée. Nous accusons réception de votre demande par écrit. Nous pouvons vous demander de nous fournir des renseignements pour nous permettre de confirmer votre identité avant de vous fournir les renseignements que vous avez demandés. De façon générale, l’accès est fourni gratuitement, mais, si vous demandez une copie ou une transmission de vos renseignements, nous pourrions exiger des frais raisonnables. Nous vous informerons du montant à l’avance et vous donnerons la possibilité de retirer votre demande. Nous vous donnerons accès à vos renseignements dans les 30 jours suivant la réception de votre demande ou vous fournirons un avis écrit pour vous aviser qu’un délai supplémentaire est nécessaire pour y répondre.

Dans certains cas, nous pourrions être incapables de vous donner accès aux renseignements vous concernant, en totalité ou en partie. Si nous en sommes incapables ou si la loi ne nous le permet pas, nous vous fournirons une explication et indiquerons les autres mesures qui sont à votre disposition.

Modification de la présente politique de confidentialité

Nous passons régulièrement en revue nos politiques et nos procédures en matière de confidentialité. Par conséquent, nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente de notre politique de confidentialité sera affichée sur notre site Web au http://www.mcmillan.ca. En dépit des modifications apportées à notre politique de confidentialité, nous utiliserons vos renseignements personnels uniquement aux termes de la version de la politique de confidentialité en vigueur au moment où vous avez fourni vos renseignements ou comme l’exige ou le permet par ailleurs la loi, sauf si vous avez expressément consenti à ce que l’on fasse autrement.

Questions ou préoccupations

Si vous avez des questions ou des préoccupations ou si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur nos politiques et nos procédures en matière de renseignements personnels ou si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels ou modifier tout consentement concernant l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée ci-après ou avec votre avocat de McMillan. Nous prenons toutes les préoccupations concernant la protection des renseignements personnels au sérieux. Nous examinerons chacune des préoccupations soulevées et chercherons à les résoudre dans un délai raisonnable.

 

McMillan S.E.N.C.R.L., s.r.l.
181, Bay Street, bureau 4400
Toronto (Ontario) M5J 2T3
À l’attention de : agent de la protection de la vie privée
Téléphone : 416 865-7000
Sans frais : 1 888 622-4624
Télécopieur : 416 865-7048
Courriel : privacy.officer@mcmillan.ca

La présente politique de confidentialité entre en vigueur en novembre 2013.